La conservación de la documentación relacionada con el mantenimiento de una instalación de protección contra incendios (PCI) no corresponde exclusivamente a la empresa mantenedora. El titular o usuario de la instalación también tiene la obligación de conservar la constancia documental del mantenimiento preventivo.
Esta cuestión es especialmente relevante en industrias, comunidades de propietarios, establecimientos comerciales, oficinas, almacenes, locales de pública concurrencia, hoteles, restaurantes y cualquier actividad que disponga de equipos o sistemas sometidos al Reglamento de instalaciones de protección contra incendios (RIPCI).
Además, existe una precisión terminológica que conviene tener clara: el Real Decreto 513/2017 no establece como figura jurídica independiente un documento denominado literalmente “libro de mantenimiento PCI”. Lo que regula es la documentación que debe generarse y conservarse para demostrar que se ha cumplido el programa de mantenimiento. (BOE)
Por tanto, cuando hablamos de “libro de mantenimiento PCI” podemos estar haciendo referencia al conjunto ordenado de actas, certificados, listas de comprobación, informes técnicos, registros e incidencias que permiten acreditar la trazabilidad de la instalación.
¿A quién corresponde conservar el libro de mantenimiento PCI?
La respuesta que establece el RIPCI es clara: tanto la empresa que realiza el mantenimiento como el usuario o titular de la instalación deben conservar documentación del mantenimiento preventivo durante, al menos, cinco años.
El apartado 6 del Anexo II del Real Decreto 513/2017 establece expresamente esta obligación para ambas partes. La documentación debe acreditar, como mínimo, las operaciones y comprobaciones realizadas, los resultados obtenidos y la sustitución de elementos defectuosos cuando se haya producido. Las anotaciones, además, deben mantenerse actualizadas y estar disponibles para los servicios de inspección de la comunidad autónoma correspondiente. (BOE)
Por ello, no es correcto afirmar que la empresa mantenedora sea la única responsable de conservar el libro o expediente PCI.
Tampoco sería suficiente para el titular responder ante una inspección indicando que “la documentación la tiene la mantenedora”.
La responsabilidad documental está distribuida entre ambos sujetos, independientemente de que se trate del mantenimiento global del sistema o de la revisión específica de extintores.
| Responsable | Obligación documental | Conservación mínima |
|---|---|---|
| Titular o usuario | Conservar constancia documental del mantenimiento preventivo | 5 años |
| Empresa mantenedora | Conservar documentación justificativa de reparaciones y mantenimientos | 5 años |
| Empresa mantenedora | Emitir certificado de mantenimiento y aportar listas de comprobación | Según documentación generada |
| Titular | Mantener disponibles las actas de mantenimiento | 5 años desde su expedición |
| Titular | Conservar documentación de inspecciones cuando sean exigibles | Según obligación aplicable |
La conclusión práctica es sencilla: el titular debe disponer de su propio archivo PCI, aunque la empresa mantenedora conserve simultáneamente una copia de la documentación que ha generado.
¿Qué dice exactamente el RIPCI sobre la conservación de la documentación PCI?
El Real Decreto 513/2017, en su artículo 21, establece que los equipos y sistemas de protección activa contra incendios deben someterse a las revisiones de mantenimiento previstas en el Anexo II. Cada equipo, desde una BIE hasta un simple extintor, debe quedar debidamente registrado.
El mismo artículo establece que las actas de estos mantenimientos, firmadas por el personal cualificado que los haya realizado, deben estar a disposición de los servicios competentes en materia de industria de la comunidad autónoma durante al menos cinco años desde su expedición. (BOE)
El Anexo II refuerza esta obligación.
Su apartado 6 determina que tanto la empresa que ha realizado el mantenimiento como el usuario o titular de la instalación conservarán constancia documental del cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo durante un mínimo de cinco años. (BOE)
Esto tiene una consecuencia fundamental:
- La empresa mantenedora no sustituye al titular como custodio de su documentación PCI.
- La empresa debe conservar sus propios registros y el titular debe conservar los documentos necesarios para acreditar el mantenimiento de su instalación.
¿Existe realmente un “libro de mantenimiento PCI” obligatorio?
El término libro de mantenimiento PCI se utiliza habitualmente en el sector para referirse al archivo documental de una instalación, pero el RIPCI no configura un único libro físico con ese nombre como documento autónomo.
Ante la duda habitual sobre ¿A quién corresponde conservar el libro de mantenimiento PCI de una instalación?, la normativa aclara que la documentación puede estar organizada en papel o mediante un sistema digital, siempre que permita acreditar adecuadamente las operaciones efectuadas y pueda ponerse a disposición de la Administración cuando corresponda.
El expediente puede contener, entre otros documentos:
- Actas de mantenimiento.
- Certificados de mantenimiento periódico.
- Listas de comprobación.
- Informes técnicos.
- Informes de deficiencias.
- Registros de reparaciones.
- Registros de sustitución de componentes.
- Documentación relativa a incidencias.
- Documentación de inspecciones periódicas.
- Información técnica de equipos y sistemas.
- Documentación relacionada con modificaciones de la instalación.
Lo verdaderamente importante no es que exista una carpeta llamada “Libro PCI”, sino que exista una trazabilidad documental suficiente.
¿Qué debe contener la documentación de mantenimiento PCI?
El Anexo II del RIPCI establece el contenido mínimo de la documentación utilizada para realizar el seguimiento de los programas de mantenimiento.
Entre la información general que debe constar se encuentra la identificación de la propiedad de la instalación, sus representantes, la ubicación de la instalación, la fecha de instalación y la información relativa a las empresas responsables de las inspecciones y mantenimientos anteriores. (BOE)
También deben identificarse la empresa mantenedora, su número de identificación y domicilio, así como las personas responsables de ejecutar las operaciones y los productos y sistemas objeto del mantenimiento.
Pero la parte esencial aparece cuando se desciende a cada equipo o sistema.
La documentación debe permitir conocer:
tipo de producto o sistema → marca → modelo → identificación individual → operaciones realizadas → resultado → incidencias → acciones propuestas.
Esta estructura permite pasar de un simple justificante de visita a un auténtico histórico técnico de la instalación PCI.
La identificación individual de los equipos es clave
Una documentación de calidad no debería limitarse a indicar:
“Se revisaron los extintores de la instalación.”
Esa información resulta demasiado genérica para garantizar una trazabilidad adecuada.
La documentación debe permitir identificar los equipos o sistemas sobre los que se ha actuado. El RIPCI contempla para ello sistemas de identificación unívoca, como el número de serie, la ubicación u otros sistemas equivalentes. (BOE)
En una instalación con numerosos equipos, esta identificación permite saber qué ocurrió con cada elemento.
Por ejemplo:
Extintor ABC → ubicación planta 1 → número de identificación → mantenimiento realizado → resultado correcto.
Si posteriormente aparece una incidencia, puede relacionarse con el equipo concreto y comprobar su historial.
Esta trazabilidad resulta especialmente útil cuando se producen reparaciones, sustituciones, cambios de ubicación o modificaciones de la instalación.
¿Cuánto tiempo hay que guardar el libro de mantenimiento PCI?
El plazo mínimo establecido por el RIPCI es de cinco años.
La empresa mantenedora debe conservar durante al menos cinco años la documentación justificativa de las operaciones de reparación y mantenimiento realizadas, incluyendo sus fechas, resultados, incidencias y elementos sustituidos. (BOE)
Por su parte, el usuario o titular debe conservar durante al menos cinco años la constancia documental del cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo. (BOE)
Las actas de mantenimiento también deben estar disponibles durante al menos cinco años desde su expedición. (BOE)
¿Es recomendable conservarlo más de cinco años?
Desde una perspectiva de gestión documental, sí puede resultar conveniente.
Los cinco años constituyen el periodo mínimo establecido por estas disposiciones, pero conservar un histórico más prolongado puede aportar información técnica de gran valor.
Un archivo histórico permite detectar:
- Averías que se repiten.
- Equipos con problemas recurrentes.
- Sustituciones frecuentes.
- Deficiencias que permanecen sin resolver.
- Cambios en la configuración de la instalación.
- Modificaciones del riesgo protegido.
- Intervenciones realizadas por diferentes empresas mantenedoras.
Por eso, una política documental sólida no debería plantearse como “guardar cinco años y eliminar después”, sino como la creación de un histórico PCI permanente o de larga duración, siempre conforme a las obligaciones legales y de protección de datos que puedan resultar aplicables.
¿Qué obligaciones tiene la empresa mantenedora PCI?
La empresa mantenedora tiene importantes obligaciones documentales.
El artículo 17 del RIPCI establece que debe realizar las actividades de mantenimiento correspondientes de acuerdo con los plazos reglamentarios y, cuando proceda, corregir las deficiencias o averías cuya reparación le sea encomendada. (BOE)
Además, debe entregar al titular un informe técnico cuando existan equipos o sistemas que no ofrezcan garantías de funcionamiento correcto, presenten determinadas deficiencias que no puedan solucionarse durante el mantenimiento, incumplan disposiciones aplicables o no sean adecuados para el riesgo de incendio que deben proteger. (BOE)
La obligación documental comprende también la conservación de la información generada durante las operaciones.
La empresa debe guardar durante al menos cinco años la documentación justificativa de las operaciones realizadas, sus fechas, resultados, incidencias y elementos sustituidos.
También debe emitir el correspondiente certificado de mantenimiento periódico, haciendo constar o referenciando los equipos y sistemas mantenidos y adjuntando las listas de comprobación utilizadas durante las operaciones. (BOE)
¿Qué obligaciones tiene el titular de la instalación PCI?
El titular ocupa una posición central.
No solamente es quien debe disponer de una instalación correctamente mantenida; también debe poder demostrar documentalmente que se han cumplido las obligaciones de mantenimiento que resulten aplicables.
Por eso, el titular debería disponer de un expediente propio que incluya, como mínimo:
- Actas de mantenimiento.
- Certificados emitidos por la mantenedora.
- Listas de comprobación correspondientes.
- Informes de deficiencias.
- Informes técnicos.
- Justificantes de reparaciones.
- Registros de sustituciones.
- Documentación de inspecciones periódicas cuando proceda.
- Documentación técnica relevante de la instalación.
- Histórico de modificaciones y actuaciones.
Este archivo debe mantenerse actualizado y fácilmente accesible.
La Administración no debería depender de que el titular tenga que localizar a una empresa mantenedora que quizá ya no trabaja para él, haya cambiado de sistema informático o incluso haya cesado su actividad.
¿Qué ocurre si se cambia de empresa mantenedora?
El cambio de empresa mantenedora no elimina la documentación anterior.
Si una instalación pasa de una empresa mantenedora a otra, el titular debe conservar el histórico de los trabajos realizados anteriormente.
La nueva mantenedora comenzará a generar su propia documentación, pero eso no significa que el expediente anterior deje de tener valor.
De hecho, conservar el histórico permite que la nueva empresa conozca mejor la evolución de la instalación.
Un expediente correctamente gestionado debería permitir reconstruir la secuencia:
instalación → mantenimiento → incidencia → reparación → nueva revisión → sustitución → modificación → mantenimiento actual.
Esta continuidad documental es especialmente importante en instalaciones antiguas o complejas.
¿Quién firma las actas de mantenimiento PCI?
El Anexo II establece que las actas correspondientes a las operaciones realizadas por una empresa mantenedora deben ir firmadas por la empresa mantenedora y el representante de la propiedad de la instalación. (BOE)
Existe, además, la posibilidad de que determinadas operaciones sean realizadas por personal del propio usuario o titular cuando el RIPCI lo permite.
En estos casos, las actas deben incorporar la información exigible y estar firmadas por las personas responsables de realizar las operaciones y por el representante de la propiedad. (BOE)
Por tanto, la firma no es un elemento meramente administrativo: forma parte de la trazabilidad y acreditación de quién realizó las operaciones.
Extintores: qué documentación debe conservarse
Los extintores portátiles constituyen uno de los ejemplos más habituales.
El artículo 17 del RIPCI establece obligaciones específicas para las empresas mantenedoras de extintores.
Después de realizar el mantenimiento, la empresa debe colocar en el extintor una etiqueta con información como su número de identificación, los datos de la mantenedora y las fechas relacionadas con la operación realizada y la siguiente revisión. Además, debe llevar un registro de los extintores y de las operaciones efectuadas sobre ellos. (BOE)
La etiqueta, sin embargo, no sustituye a la documentación completa del mantenimiento.
Puede distinguirse entre:
| Documento o elemento | Función |
|---|---|
| Etiqueta del extintor | Información inmediata sobre el mantenimiento |
| Acta | Constancia formal de las operaciones realizadas |
| Certificado | Acreditación del mantenimiento periódico |
| Lista de comprobación | Detalle de las verificaciones efectuadas |
| Informe de deficiencias | Comunicación de anomalías que requieren actuación |
| Registro histórico | Seguimiento de la evolución del equipo |
Por eso, disponer únicamente de las etiquetas colocadas en los extintores no equivale a disponer del expediente documental completo.
¿Hay que conservar las listas de comprobación?
Sí, cuando forman parte de la documentación de mantenimiento exigida por el RIPCI.
El artículo 17 establece que el certificado de mantenimiento periódico debe incluir o hacer referencia a los equipos y sistemas objeto del mantenimiento y debe llevar anexada una copia de las listas de comprobación utilizadas durante las operaciones y comprobaciones, con las anotaciones y resultados obtenidos. (BOE)
Estas listas aportan un nivel de detalle que un certificado resumido puede no ofrecer.
Permiten conocer qué comprobaciones se realizaron y cuál fue su resultado.
Por ello, para construir un expediente PCI sólido, conviene conservar certificado + acta + listas de comprobación + informes de incidencias + documentación de reparación, cuando estos documentos existan.
¿Qué ocurre cuando se detectan deficiencias en una instalación PCI?
Una deficiencia no debería desaparecer documentalmente simplemente porque termine la visita del técnico.
Si durante el mantenimiento se detecta un problema, debe quedar reflejado de manera que pueda determinarse:
qué elemento presenta la deficiencia → cuál es el problema → qué resultado obtuvo la comprobación → qué actuación se propone → si se ha corregido → cuándo se corrigió.
El RIPCI obliga a la empresa mantenedora a entregar un informe técnico al titular en determinados supuestos en los que los equipos o sistemas no ofrecen garantías de funcionamiento correcto o presentan deficiencias que no pueden ser corregidas durante el mantenimiento, entre otras circunstancias previstas en el artículo 17. (BOE)
Esto convierte el registro de deficiencias en una pieza fundamental del expediente.
Mantenimiento PCI e inspección periódica no son lo mismo
Otro error frecuente consiste en confundir mantenimiento con inspección periódica.
Son obligaciones diferentes.
El mantenimiento se desarrolla conforme al programa establecido en el Anexo II del RIPCI y comprende las operaciones correspondientes a los equipos y sistemas de protección contra incendios.
La inspección periódica, en cambio, está regulada en el artículo 22 para aquellos casos en los que la inspección de las instalaciones de protección activa contra incendios no esté regulada por una reglamentación específica. En esos supuestos, los titulares deben solicitar, al menos cada diez años, la inspección a un organismo de control acreditado, con las condiciones y excepciones previstas reglamentariamente. (BOE)
Por ello, el expediente PCI debería diferenciar claramente:
mantenimiento ≠ inspección periódica.
Las actas y documentos generados en ambos procesos deben conservarse dentro del archivo correspondiente cuando resulten exigibles.
¿Puede llevarse el libro de mantenimiento PCI en formato digital?
La gestión documental digital resulta perfectamente coherente con una organización moderna del mantenimiento, siempre que permita mantener la documentación exigible, su trazabilidad y su disponibilidad.
Un archivo digital puede organizarse, por ejemplo, de la siguiente manera:
EXPEDIENTE PCI │ ├── 01_DOCUMENTACIÓN_INSTALACIÓN ├── 02_ACTAS_MANTENIMIENTO ├── 03_CERTIFICADOS ├── 04_LISTAS_COMPROBACIÓN ├── 05_INFORMES_DEFICIENCIAS ├── 06_REPARACIONES ├── 07_SUSTITUCIONES ├── 08_INSPECCIONES └── 09_HISTÓRICO
Este sistema presenta una ventaja especialmente importante: el titular mantiene el control de su documentación aunque cambie de empresa mantenedora.
La clave no está en utilizar papel o formato digital, sino en garantizar que la documentación pueda identificarse, conservarse, localizarse y presentarse cuando sea requerida.
¿Qué debería tener preparado el titular ante una inspección?
Un titular debería poder acceder rápidamente a la documentación relacionada con su instalación PCI.
Como mínimo, resulta recomendable disponer de:
- Últimas actas de mantenimiento.
- Certificados correspondientes.
- Listas de comprobación.
- Histórico de mantenimientos.
- Informes de deficiencias pendientes.
- Justificación de las reparaciones efectuadas.
- Registros de sustitución de equipos.
- Documentación de inspecciones periódicas cuando sean aplicables.
- Información que permita identificar los equipos y sistemas instalados.
La documentación debe estar ordenada cronológicamente y vinculada a la instalación concreta.
Un expediente desorganizado puede contener todos los documentos necesarios y, aun así, resultar difícil de utilizar durante una comprobación.
La trazabilidad debe permitir responder rápidamente a preguntas como:
- ¿Cuándo se revisó este equipo?
- ¿Quién realizó la revisión?
- ¿Qué se comprobó?
- ¿Cuál fue el resultado?
- ¿Se detectó alguna deficiencia?
- ¿Se reparó?
- ¿Qué componente se sustituyó?
- ¿Cuándo corresponde la siguiente operación?
Errores frecuentes en la conservación del libro de mantenimiento PCI
Entre las situaciones que conviene evitar se encuentran las siguientes:
- Dejar toda la documentación en manos de la mantenedora: El titular debe conservar su propia constancia documental.
- Conservar únicamente la última revisión: El RIPCI establece un periodo mínimo de conservación de cinco años, por lo que mantener únicamente el documento más reciente puede resultar insuficiente.
- Guardar solo las etiquetas de los extintores: La etiqueta no sustituye al certificado, las actas, las listas de comprobación ni los informes que correspondan.
- No registrar las deficiencias: Las incidencias forman parte de la historia técnica de la instalación y deben quedar documentadas.
- Perder el histórico al cambiar de mantenedora: El cambio de proveedor no debería provocar la pérdida de documentación.
- Mezclar mantenimiento e inspección: Son actuaciones diferentes y generan documentación diferente.
- No actualizar el expediente: El propio Anexo II exige que las anotaciones se mantengan al día. (BOE)
Checklist para gestionar correctamente el expediente PCI
Para una gestión documental eficaz, el titular puede utilizar una comprobación periódica:
- Existe identificación de la instalación.
- Está identificado el titular o representante responsable.
- Está identificada la empresa mantenedora.
- Las actas están firmadas cuando corresponde.
- Se conservan los certificados de mantenimiento.
- Se conservan las listas de comprobación.
- Los equipos pueden identificarse individualmente.
- Las operaciones realizadas están documentadas.
- Los resultados de las comprobaciones están registrados.
- Las deficiencias están documentadas.
- Las reparaciones realizadas están justificadas.
- Las sustituciones están registradas.
- Se conserva la documentación durante el plazo mínimo exigible.
- El expediente está actualizado.
- La documentación está disponible para su consulta.
- Las actas de inspección periódica se conservan cuando resulten aplicables.
La respuesta a la pregunta “¿a quién corresponde conservar el libro de mantenimiento PCI?” no debe reducirse a señalar únicamente a la empresa mantenedora.
De acuerdo con el RIPCI, la obligación documental alcanza tanto a la empresa que realiza el mantenimiento como al usuario o titular de la instalación. Ambos deben conservar constancia documental del cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo durante al menos cinco años. (BOE)
La empresa mantenedora, además, tiene obligaciones específicas: debe conservar la documentación justificativa de las operaciones realizadas, emitir los certificados correspondientes, mantener las listas de comprobación y comunicar determinadas deficiencias al titular. (BOE)
El titular, por su parte, debe mantener bajo su control la documentación que permita demostrar que su instalación PCI ha sido mantenida conforme a las exigencias aplicables.
Por eso, la gestión más segura consiste en mantener un expediente PCI propio, actualizado, ordenado y trazable, independientemente de que la empresa mantenedora conserve también sus registros.
En definitiva:
La empresa mantenedora conserva la documentación que genera y el titular debe conservar la constancia documental del mantenimiento de su instalación. El plazo mínimo general establecido por el RIPCI para esta documentación es de cinco años.
La diferencia entre tener simplemente “papeles de mantenimiento” y disponer de un verdadero libro o expediente de mantenimiento PCI está en la capacidad de reconstruir la historia de la instalación: qué equipos existen, qué operaciones se realizaron, cuándo se realizaron, qué resultados se obtuvieron, qué deficiencias aparecieron y qué medidas se adoptaron posteriormente.
Referencia normativa: Real Decreto 513/2017, de 22 de mayo, texto consolidado del BOE. La versión consolidada disponible en el BOE incorpora las modificaciones posteriores del reglamento, incluida la actualización publicada en abril de 2025. (BOE)